Bir işletme için bazı önemli unsurlar vardır. İş planı işletmeler için oldukça önemli bir unsurdur. Bir işletme için mihenk taşı, sağlam bir çalışma planıdır. Bu plan, iş sahibinin girişim yaptığı sektördeki yaklaşımını, işle ilgili ciddiyetini ve profesyonelliğini ortaya koymaktadır. Ayrıca işe ne kadar hakim olduğunu, işle ilgili konuları ne kadar iyi bildiğini, ortaya çıkabilecek risklere ve fırsatlara ne kadar hazırlıklı olduğunu yansıtmaktadır.

Başarılı bir plan hazırlamak için konuya hakim bir girişimcinin olması gerekmektedir. Yani konuya hakim olan girişimciler başarılı çalışma planları oluşturabilmektedir. Çalışma planları girişimcinin aynası olma özelliğine sahiptir. Çalışma planı, yapılacak işe dair bir özet niteliği taşımaktadır. İşle ilgili aksiyonun ne zaman yapılacağı, nelerin yapılması gerektiği ve eylemleri kimlerin yapacağını çalışma planı ortaya koymaktadır.

İş Planı Tam Olarak Nedir?

Çalışma planı olarak da adlandırılabilen iş planı otomobillerde kullanılan navigasyonlara benzetilebilir. Navigasyon sayesinde ana yollar üzerinde hangi hatların izlenmesi gerektiği bir bütün olarak görülebiliyorsa, çalışma planı sayesinde de bir işletmenin bulunduğu noktadan hareketle hedefe ulaşmak için geçilecek ana yollar belirlenebilir. Ayrıca çalışma planı hem girişimciye hem de girişim süresince ekipte yer alan tüm çalışanlara yol göstermede önemli bir yardımcı sayılmaktadır. Çalışma planı bazı özelliklere sahiptir. Bu özellikler şunlardır:

• Çalışma planı dinamik bir yapıda olmalıdır,
• Yaşayan bir plan olmalıdır,
• Değişen şartlara adapte olabilen özellikte olmalıdır.

Çalışma planı kesinlikle durağan ve tek seferlik bir plan olarak üretilmemelidir. Esnek olmayan yapısı, değişen şartlara uyum sağlamada zorlukların yaşanmasına neden olacaktır. Sağlam bir girişim için güçlü bir çalışma planı oluşturulmalıdır. Çünkü her bir iş girişiminin temeli iyi bir fikirle hayat bulmaktadır. Bu durum bilim ve teknoloji odaklı girişimlerde de standart girişimlerde de aynıdır. Öncelikle bir ihtiyacın tespit edilmesi gerekmektedir. Sonrasında bu ihtiyaca yönelik çözüm olabilecek ürün ya da hizmetin konsept şeklinde kurgusu yapılmalıdır. Tüm bu süreçler işletmenin temelini oluşturmaktadır.

İş Planı Ne İşe Yarar? Çalışma Planı Nasıl Geliştirilmelidir?

İşletmenin temelini oluşturan süreçler baz alınarak yani iş fikirleri doğrultusunda is planı örneği hazırlanır. İş planı; iş fikirlerini hayata geçirecek bilgi, yöntem ve yolları içermektedir. Ayrıca süreç hakkındaki planlamalar da sürecin içerisinde yer almaktadır. Çalışma planı içerisinde müşteriler, yatırımcılar, çevre ve rakipler de bulunmalıdır. İyi bir çalışma planı, başarılı bir işletmenin anahtarı niteliğindedir. Çalışma planı aslında bir işletme için önemli bir fırsat olarak değerlendirilebilir.

İşletmenin bulunduğu mevcut durumundan, gelecekte nereye ulaşacağı ile ilgili planlamalar, çalışma planı ile düzenlenmektedir. İşletmenin kuruluş aşamasından itibaren neler yapacağını, iş fikrini nasıl gerçeğe dönüştüreceğini, bu süreçte yapılması gereken zaman ve kaynak planlaması sırasında nelere dikkat edeceğini çalışma planı doğrultusunda yapması, işletmeye faaliyetlerine dair bir öngörü kazandıracaktır. Planlama sırasında bazı konular son derece önemlidir. Bu önemli konular şunlardır:

• Analiz yapma,
• Bilgi toplama,
• Varsayımlar oluşturma,
• Öngörülerin ve tahminlerin yapılması,
• Seçeneklerin oluşturulması,
• Karar kriterlerinin ve karar noktalarının belirlenmesi.

İş Planı Neden Bu Kadar Önemlidir?

Çalışma planı kapsamında bir işletme ya da girişimci iş ve işin içeriği, yönetimi, hedefleri ve müşterileri ile ilgili tahminleri, olasılıkları, bilgileri bir doküman olarak hazırlamaktadır. Şirketin temel kuruluş belgesi olarak çalışma planını göstermek mümkündür. Çalışma planı; işi kurgulayan, tanımlayan ve süreci analiz eden bir belge olduğu için bir işletme ya da girişimin her şeyidir. Bir işletme ya da girişimin sahip olduğu çalışma planı, önemli hususları taşıdığı müddetçe ve çalışma planına bağlı kalındığı sürece işletme ya da girişimin başarılı olması gerçekleşebilir.

Hatta çalışma planı doğrultusunda belirlenen hususlara bir işletme ya da girişim ne kadar çok hazırlık yapmışsa, hedeflediği başarıya ulaşması da o kadar rahat olmaktadır. Çalışma planı, doğru bir şekilde kullanmasını bilen iş insanları ya da girişimciler için adeta bir başarı anahtarı görevi görmektedir. Bir çalışma planı hazırlama sürecinin en başında bazı hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Bu hususlar başarılı bir iş planı için önemli unsurlardır:

• İşletmeci ya da girişimci çalışma planının amacını, ne olduğunu, içeriğini, biçimini ve neleri kapsadığını çok iyi bir şekilde bilmelidir. Bu durum işletmenin başarılı bir geleceğe sahip olması açısından da gereklidir,
• Çalışma planının her noktasına özel bir hassasiyet gösterilmelidir. Çünkü çalışma planının her noktası işletmenin geleceğini belirlemede önemlidir. İş sahibi, çalışma planı hazırlamada etkin bir konumda bulunmalıdır. Hatta mümkünse çalışma planı, iş ya da girişim sahibinin kendisi tarafından bizzat hazırlanmalıdır,
• Çalışma planı, kendi bünyesinde bulunması gereken tüm başlıkları içermelidir. Ancak bu başlıklar kısa olmalıdır ve anlaşılabilir bir yapıya sahip olmalıdır. Açıklık ve anlaşılabilirlik kavramlarının ölçüsü, işi hiç bilmeyen bir kişinin dahi başlıkları kolaylıkla anlayabilecek şekilde hazırlanmış olmasıdır. Tüm ifadeler mümkün mertebe sade olmalıdır. Tekrarlardan kaçınmak ve karmaşık ifadelerden uzak durmak gerekmektedir,
• Çalışma planı hazırlık aşamasında ilk olarak hangi bölümde hangi anahtar noktaların yer alacağının belirlenmesidir,
• Çalışma planı her zaman için düzgün bir akışa sahip olmalıdır. İçeriğin düzgün bir şekilde plana aktarılmasına dikkat edilmelidir.

Çalışma Planı Başka Hangi Özelliklere Sahip Olmalıdır?

Çalışma planında bulunması gereken özellikler işletme ya da girişimin başarısını doğrudan etkileyen unsurlardır. Çalışma planları gerçeği yansıtmayan abartılı ve gereksiz örneklemeleri barındırmamalıdır. Bu tarz durumlar çalışma planının kalitesini düşürmektedir. Çalışma planının pek çok yönü bulunmaktadır. Çalışma planı öncelikle işletme içi bir rehber niteliğine sahip olacağı gibi aynı zamanda üçüncü kişilere de iş hakkında bilgi verici bir niteliğe sahip olmalıdır.

Çalışma planı hazırlanırken yazı tipi olarak üçüncü şahıs kipi kullanılmalıdır. Çalışma planı işe başlamak için gerekli olan tüm temel adımları içermelidir. Aynı zamanda tüm süreçleri ve zaman planlamalarını da barındırmalıdır. Hedef boyunca ihtiyaç duyulan kaynaklar da bu kapsamda önem arz etmektedir. İş planı süreç içerisinde karşılaşılan ya da karşılaşılabilecek olan tüm kavramları detaylı bir şekilde açıklamış olmalıdır.

Neden Çalışma Planı Hazırlanmalıdır?

Çalışma planı hazırlama ihtiyacı genellikle girişim ya da işletmelerin fon bulma ya da finansman ihtiyacı olduğu zamanlarda gerekli olabilmektedir. Elbette ki çalışma planının gerekliliği yalnızca fon ya da kaynak bulma ihtiyacından daha fazlasıdır. Doğru bir şekilde hazırlanmış olan bir çalışma planı aşağıdaki faydaları sağlamaktadır:

• Çalışma planı, net bir şekilde ortaya koyulan hedef ve stratejilerin yazılı hale gelmesini sağlamaktadır. Bu sayede hedef ve stratejiler arasında bir çelişki varsa bu durum iş sahibi ya da çalışanlar tarafından anlaşılabilmektedir,
• Çalışma planı, iş süreçlerini ve hedefleri yazılı hale getirdiği için iş sahibinin işe olan bağımlığını güçlendirmektedir. Çalışma planında net bir şekilde ortaya koyulan amaçlar ve hedefler tedarikçileri, yatırımcıları ve süreç içerisinde yer alan tüm çalışanları da olumlu olarak etkileyecektir,
• Ayrıca paydaşlar ve işletme ya da girişimden beklentisi olanlar için de çalışma planları iyi bir aydınlatıcı olma özelliğine sahiptir. Çünkü işletme ya da girişimin ne olduğunu, çalışma planları somut ve net bir biçimde ortaya koymaktadır,
• Çalışma planı, işletmenin ana hedeflerine ve misyonuna odaklanmasını sağlamaktadır. Bu sayede işletme her zaman için ana odak noktasının bilincinde olabilir. Ana odak noktasının bilincinde olan bir işletme ise zaman zaman konsantrasyonunu kaybederek gereksiz konular için zaman harcamayacaktır,
• İş planı sayesinde işletmeye kaynak sağlamak isteyen yatırımcı ve girişimciler işletmenin mevcut durumunu net bir şekilde görebilmektedir. Bu durum işletme ya da girişimin daha çabuk bir şekilde kaynak elde etmesini sağlayacaktır. Bu aşamada çalışma planları sayesinde işletmelerin kaynak bulma sıkıntısı da minimum düzeye inebilir. Bir işletme ya da girişime yatırım yapmak isteyenler bu işletme ya da girişimin mevcut halini görmek isteyeceklerdir.

Çalışma Planı Hazırlanmasını Hangi Durumlar Engellemektedir?

Çalışma planı hazırlanması sürecinde bazı olumsuz durumlar görülebilmektedir. İşletme ve girişim için hayati bir öneme sahip olan çalışma planlarının hazırlanmasını engelleyen durumlara dikkat edilmelidir. Bu süreçte ortaya çıkan sorunlar doğru yöntemlerle ortadan kaldırılmalıdır. Çalışma planı yalnızca yeni kurulan bir işletme için söz konusu değildir. Daha önce faaliyet gösteren ancak çalışma planına sahip olmayan, hatalı planlar yürüten işletmeler için de çalışma planı hazırlanmalıdır.

Mevcut bir işletmenin faaliyetlerine yönelik olarak yapılan planlamalar da çalışma planı oluşturmayı gerektirmektedir. Her işletme ya da girişimler için çalışma planı hazırlamanın önemi bilinse de işletmeci ya da girişimcinin çalışma planı hazırlama sürecinde karşılaştıkları bazı sorunlar bulunmaktadır. Bazı sorunların yanı sıra çalışma planı hazırlama sürecinde bazı hataların da yapıldığı görülmektedir. Bu hususlar şu şekilde sıralanabilir:

• İşletmeci tarafından iş planı hazırlama süreci gereksiz, hatta bir yük şeklinde düşünülebilmektedir. Çalışma planı hazırlamanın zaman kaybı olduğunu düşünen işletme ya da girişimler bu süreci ihmal edebilmektedir,
• Çalışma planı hazırlama süreçlerine gerekli hazırlıkların yapılmadan başlanması da doğru bir plan hazırlamayı engellemektedir. Çalışma planı içerisinde bütünlüğü sağlamayan, birbiri ile ilişkili olmayan bölümler çalışma planının anlaşılabilirliğine zarar vermektedir. Kopuk bölümlere sahip olan çalışma planları işletmeciyi doğru bir şekilde yönlendirmekten uzak olacaktır,
• Çalışma planı hazırlama sürecinde çalışma planının etkinliğini artıran analiz süreçlerinin yanlış verilerle yapılması da büyük bir hata olmaktadır. Analizlerin işletme ya da girişimle ilgili güvenilir verilerle yapılması gerekmektedir. İşletme çevresini ve süreçleri doğru bir şekilde tanımayarak yapılan analizler işlevsiz bir çalışma planı oluşturulmasına neden olacaktır,
• Çalışma planı, şirketin odaklandığı ana konudan farklı konulara odaklandığında da etkisiz bir çalışma planı haline dönüşecektir. İşletme ya da girişimin odaklandığı ana konu, çalışma planı hazırlanırken göz önünde bulundurulmalıdır,
• Çalışma planı hazırlandıktan sonra aynı haliyle bırakılmamalıdır. Değişen koşullara göre çalışma planı muhakkak güncellenmelidir. Çalışma planlarının güncel verilerle revizesi gerekmektedir. Güncellenmeyen çalışma planları zamanla işlevselliğini yitirecektir.

İş Planının Faydaları Nelerdir?

Çalışma planları işletme ya da girişim sahibine doğru kararlar vermek konusunda yardımcı olmaktadır. İş sahibi ya da girişimci bu sayede işle ilgili tüm detayların üzerinde durabilecektir. Plan sayesinde işletmeci ya da girişimci mevcut durum üzerinde zaman zaman düşünebilmektedir. Çalışma planı, iş üzerinde objektif ve farklı yönlerden süreci analiz etmeyi sağlamaktadır. Ayrıca çalışma planı sayesinde mevcut verilerle somut sonuçlara ulaşmak imkan dahilinde olmaktadır. Doğru bir şekilde hazırlanmış olan iş planı yatırımcı çekme konusunda faydalı olmaktadır. İşletme ya da girişime kaynak çekmek konusunda çalışma planları oldukça işlevseldir.

İş planı nasıl hazırlanır sorusunun cevabı son derece önemlidir. Konu hakkında daha detaylı bilgi almak için Adım Adım Biyogirişimcilik: Biyoteknoloji Girişimci ve Yatırımcılarına Yol Haritası kitabına Google Books’tan ulaşabilirsiniz. Ayrıca güncel kitaplar için de aba Yayın resmi internet sitesine göz atabilirsiniz. Güncel konularda hazırlanmış bilgi dolu videolara erişmek için Doç. Dr. Gamze Sart YouTube kanalına abone olabilirsiniz.